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Rob Stijlen
Rob Stijlen
Home | Success Story Vifor Pharma - Effizientes Quality Reporting
31. Oktober 2017

Success Story Vifor Pharma Effizientes Quality Reporting

Effizienter. Zuverlässiger. Flexibler. – Das Quality Reporting der Vifor Pharma erreicht eine neue Reife.

Preisdruck und harter Konkurrenzkampf treiben pharmazeutische Unternehmen an zu höherer Qualität und kontinuierlicher Verbesserung. Das Qualitätsmanagement der Vifor Pharma  trägt seinen Teil bei und verordnete dem eigenen KPI Reporting eine Schlankheitskur.

 

Die Ausgangslage

Vifor Pharma, ein Unternehmen der Galenica Gruppe, ist eine der weltweit führenden Gesellschaften im Bereich Erforschung, Entwicklung, Herstellung und Vermarktung von pharmazeutischen Produkten zur Behandlung von Eisenmangel.

Das Qualitätsmanagement (QM) der Vifor Pharma verfügt über ein breit gefächertes Key Performance Indicator (KPI) System. Regelmässig werden über acht Qualitätsabteilungen an sieben Standorten hinweg qualitätsrelevante Daten erhoben und an das globale QM übermittelt. Die konsolidierten KPIs gehen in direktem Rapport an die Geschäftsführung des Unternehmens.

Wegen dem seltenen Mix aus Prozess-, Compliance- und IT-Expertise entschied sich Vifor Pharma, die geplante Optimierung der Quality-Reporting-Prozesse in die erfahrenen Hände der Life Science Beratung ARCONDIS zu geben.

Die Motivation hinter der Optimierung fasst Karin Hochsticher, Beraterin der ARCONDIS Gruppe, wie folgt zusammen:

  • “Der Aufwand zur Prüfung und Konsolidierung der über E-Mail versandten Excel-KPI-Sheets war auf Seiten der globalen QM enorm. Diese Aufgabe frass über einen Monat hinweg gesehen mehr als die Hälfte der Arbeitszeit einer Mitarbeiterin.
  • Die grösstenteils manuellen Arbeitsschritte, wurden der Komplexität und dem Mengengerüst des Reportings nicht mehr gerecht: mehr als 120 Kennzahlen pro Standort aus vierzehn verschiedenen Prozessen mit teilweise Site-spezifischen Anforderungen, wurden in einem Masterreport zusammengefasst und über zeitliche Verläufe dargestellt. Manuelle Verknüpfungen und zu viele Input-Quellen führten zu Fehleranfälligkeit.
  • Wegen der vielen nicht-automatisierten Schnittstellen war das System starr und inflexibel – Änderungen an den KPIs wurden nur sehr selten und mit grosser Vorsicht durchgeführt – auch wenn aus Business-Sicht ein grösserer Anpassungsbedarf bestand.

 

Die Vorgehensweise

Ein bewährtes Phasenmodell ermöglichte den reibungslosen Ablauf des Optimierungsprojekts (s. Abb.):

Im Fokus der Analysephase stand die Durchdringung der IST-Prozesse und der technischen Gegebenheiten. Erste Optimierungspotentiale wurden aufgedeckt.

Das anschliessende Lösungsdesign umfasste die Definition der Anforderungen, sowie deren Begegnung im Rahmen einer intelligenten Umsetzung. ARCONDIS zeigte Vifor Pharma verschiedene Lösungsvarianten mit entsprechenden Business Cases auf, und eine belastbare Entscheidung für ein Design konnte erreicht werden.

Die Umsetzung der Lösung erfolgte innerhalb des definierten Zeit- und Kostenbudgets. Durch ein agiles Lösungsdesign konnten auch kurzfristig neue oder geänderte Anforderungen integriert werden.

Success Story Vifor Pharma - Analyzing graphs

 

Die Benutzer lernten daher im User Acceptance Test nicht nur die neue Art der Dateneingabe kennen, sondern konnten sich auch mit den erweiterten KPIs vertraut machen.

Die Einbettung der neuen Prozesse und Tools in die Organisation erfolgte nach Best Practices aus dem Organizational Change Management im Rahmen der Transition-Phase.

Auch Monate nach Projektabschluss ist der reaktions-schnelle Support im Bedarfsfall durch die mit dem Projekt betrauten Berater sichergestellt.

 

Das System folgt dem Prozess und nicht umgekehrt.

Die Lösung

Nebst der Projektleitung verantwortete die ARCONDIS, bestens vertraut mit den Abläufen der pharmazeutischen Industrie, auch die Prozessberatung und die technische Umsetzung – somit kam alles aus einer Hand.

Die wesentlichen Eckpunkte dieser Lösung sind hierbei:

  • Verschlankung des Reporting-Prozesses und Anpassung des Zyklus von monatlichen zu quartalsweisen Berichten
  • Reduktion der Prozesskomplexität, u.a. durch Verminderung von manuellen Arbeitsschritten und Einführung einer zentralen Datenerfassungsplattform
  • Optimierung der Erstellung der grafischen Reports für die Geschäftsführung im gewünschten Ausgabeformat (PowerPoint)
  • Steigerung der Effizienz und Qualität der Dateneingabe durch optimierte Usability und optische Eingabehilfen
  • Mechanismen für erweiterten Plausibilitätscheck der übermittelten Werte

 

Success Story Vifor Pharma - Vorgehensmodell

 

Die Compliance steigt. Der Aufwand sinkt.

Das Resultat

Was zählt, sind die Ergebnisse. Vifor Pharma profitiert von diesen in jedem neuen Reportingzyklus:

  • Bestens vorbereitet für die nächste FDA-Inspektion: durch das stabile Reporting mit belastbaren KPI werden Trends früher erkannt und unerwünschte Entwicklungen wird unverzüglich entgegen gewirkt. Das Risiko von Image-Schäden und Non-Compliance-Kosten sinkt.
  • Der Zeitaufwand für das globale Quality Reporting konnte um die Hälfte reduziert werden. Die Gesamtprozess-kosten sinken damit signifikant.
  • Der verbesserte Prozess unterstützt die QV optimal und bewirkt eine Steigerung der Effizienz an allen beteiligten Standorten.
  • Die Vifor Pharma hat Ihre Flexibilität im QM-Reporting wieder gewonnen. Die neue Lösung ist flexibel und gerüstet für zukünftige Anforderungen.

 

 

“Der KPI Reporting Prozess war anfänglich sehr komplex und zeitraubend. Mit Hilfe von ARCONDIS konnten wir die Effizienz enorm steigern und den Report so gestalten, dass wir ihn auch für die halbjährliche Quality System Management Reviews verwenden können.”

— Head Corporate Quality Management bei Vifor Pharma

 


 

“Ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Projekt war die gute Zusammenarbeit zwischen Vifor Pharma und ARCONDIS. Durch schnelle Reaktionszeiten und Support weit über den Go Live hinaus konnten wir sicherstellen, dass Vifor Pharma optimal vom Einsatz der neuen Lösung profitiert.”

— Karin Hochsticher, Consultant bei ARCONDIS Group

 


Success Story Vifor Pharma - Training Management Reporting

Beispiel Training Management Reporting (fiktive Zahlen) (Auf Bild klicken zum Vergrössern)