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Stefan Eckert
Stefan Eckert
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17. August 2016

Project Health Check – ein Projekt-Audit So bringen Sie Ihr Projekt wieder auf Kurs!

Was ist der Unterschied zwischen dem Flughafen Berlin-Brandenburg und dem Güterzug-Tunnel durch den Gotthard?

Oder anders gefragt – was haben die Verantwortlichen des einen Bauvorhabens besser gemacht, um ihr Projekt nicht nur erfolgreich, sondern auch günstiger und früher als geplant fertigzustellen?

Gemäss einer Studie von GPM, der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement, liegt die Ursache für das Scheitern von Projekten häufig im fehlenden ganzheitlichen Projektmanagement. Sind erste Anzeichen für die Schieflage eines Projekts erkennbar, wird häufig nicht oder falsch reagiert.

 

Warum scheitern Projekte?

Project Health Check - GMP Studie

Grafik: „Warum scheitern Projekte?“ – eine Studie von GPM, der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement

 

Mit den richtigen Tools und Methoden bringen Sie Ihr Projekt wieder auf Kurs!

Wir zeigen Ihnen am Beispiel eines unserer Kunden wie.

 

Ausgangslage

Im Frühjahr 2016 trat einer unserer Kunden, ein mittelständisches Schweizer Unternehmen, an ARCONDIS heran, weil keine Transparenz bezüglich des Zustands eines strategisch relevanten IT Projekts bestand und im Management erste Zweifel an der Zielerreichung auftauchten. Der Lenkungsausschuss war sich jedoch nicht sicher, ob tatsächlich Handlungsbedarf besteht – und wenn Ja, wie?

Ziel des Projekts ist die Harmonisierung der IT Plattformen und Services über alle Standorte hinweg. Die grösste Herausforderung besteht darin, dass jede Niederlassung nicht nur über ein eigenes IT Setup verfügt, sondern auch, dass bei den IT Verantwortlichen ein unterschiedlicher Wissensstand vorhanden ist.

Deswegen wurden wir als Experte mit neutralem Blick von aussen zu Rate gezogen.

 

Aufgabe

Unsere Aufgabe: mit einem methodischen, pragmatischen Ansatz zum Fixpreis die Schwachstellen des Projekts gezielt analysieren und daraus die entsprechenden Massnahmen ableiten, um das Projekt wieder auf die Erfolgsspur zurückzuführen. Zu diesem Zweck haben wir ein Toolkit entwickelt, das sich bereits über Jahre bewährt hat – den Project Health Check.

 

Vorgehen

Der Project Health Check ist ein standardisiertes Vorgehen, das auf PMI® und IPMA® Frameworks sowie auf Best Practices aus unserem Erfahrungsschatz von rund 2‘500 erfolgreich durchgeführten Projekten basiert. Unser Vorgehensmodell hat einen klar definierten Aufwand und liefert schnelle Ergebnisse. Auf Basis unseres Abschlussberichts mit Empfehlungen kann unmittelbar mit der Umsetzung der Massnahmen gestartet werden.

In vier Schritten fragen wir systematisch kritische Erfolgskriterien für Projekte ab, immer mit Blick auf die Besonderheiten der Life Sciences Industrie und ihrer regulatorischen Anforderungen. Dabei bringen wir stets den „Human Factor“ mit ein, denn wir wissen, dass Soft Skills wie Teamfähigkeit und das gegenseitige Verständnis von IT und Business den Projekterfolg massgeblich beeinflussen. Unserer finalen Bewertung legen wir ein Reifegradmodell mit einer Score von 0 bis 5 zugrunde, an dem Sie den Erfolg der Massnahmen messen können.

 

Bei unserem Project Health Check  analysieren wir gezielt und durchdringend die Stärken und Schwächen Ihres Projekts und entwickeln bei Bedarf innerhalb ein bis drei Wochen einen strukturierten Plan mit pragmatischen Veränderungsmassnahmen:

Project Health Check Vorgehensmodell

Grafik: ARCONDIS Project Health Check Vorgehensmodell

 

Ergebnisse

Bei unserem Kunden starteten wir nach einem Kickoff-Meeting mit der Analyse der Dokumente und kamen dabei zu zwei wesentlichen Ergebnissen:

  • Rund drei Viertel der benötigen Schlüsselergebnisse waren nicht oder nur in sehr schlechter Qualität vorhanden
  • Lediglich 9 % der Dokumente waren in genügendem bis gutem Zustand

 

Project Health Check - Datenqualität

Grafik: Qualität der Projektdokumentation – Abschlussbericht des ARCONDIS Project Health Checks

Durch unsere Interviews konnten wir die Ursache auf die schlecht definierten Projektmanagement-Prozesse zurückführen. Bei unserem Kunden gab es keine klaren Richtlinien zur Dokumentation von Projekten, dadurch herrschte bei den Beteiligten grosse Unsicherheit bezüglich der Verantwortlichkeiten. Dies erschwerte den Wissenstransfer zwischen verschiedenen Standorten.

In unseren Interviews identifizierten wir weitere Gaps, unter anderem:

  • Geringes Wissen in Projekt- und Change Management bei den Projektbeteiligten
  • Gute interne Kommunikation innerhalb der einzelnen Projektteams, jedoch unzureichender Austausch über verschiedene Niederlassungen hinweg
  • Ressourcenmangel

Durch die unzureichende Kommunikation und das mangelnde Wissen resultierte nicht nur ein fehlendes Commitment für die Harmonisierung der IT Struktur, insbesondere von Business-Seite her, sondern auch ein unterschiedliches Verständnis an verschiedenen Standorten und damit generell ein unstrukturiertes Projektvorgehen.

In unserem Abschlussbericht empfehlen wir deshalb, ein gemeinsames Verständnis für die harmonisierte IT Landschaft und das Projektvorgehen aufzubauen und stellen entsprechende Schritte zusammen, speziell auf die Ausgangslage unseres Kunden angepasst.Project Health Check Abschlussbericht

Grafik: Stärken (grün) und Schwächen (rot) des Projekts im Reifegradmodell (0 = niedrigster, 5 = höchster Reifegrad) – Abschlussbericht des ARCONDIS Project Health Checks

 

Wie geht es weiter?

Im Falle unseres Kunden hat unser Massnahmenkatalog den Projektsponsor überzeugt. So empfahlen wir unter anderem, zur Entlastung des Steering Committees ein Operational Committee einzuführen und deren Funktion in einer Projektmanagement-Governance klar zu definieren. Zudem rieten wir zur Erstellung eines Betriebskonzepts, in dem mit den Fachbereichen abgestimmte Service Levels festgelegt werden. Die Umsetzung ist in vollem Gange – damit kommt das Projekt wieder zielsicher auf Erfolgskurs.

Sie möchten mehr zum Thema Project Health Check erfahren oder brauchen den neutralen Blick eines Experten?

Nehmen Sie Kontakt auf!

Stefan Eckert

Stefan Eckert

Senior Manager
IT Management Consulting

Phone: +41 61 717 82 00

Mail: stefan.eckert@arcondis.com