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Rob Stijlen
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Home | Newsletter | UPDATE 2 | 2018 | SAP S/4HANA Transformation in den Life Sciences
21. Juni 2018

SAP S/4HANA Transformation in den Life Sciences

SAP, als Weltmarktführer von ERP-Software und mit einem grossen Portfolio von Softwarekomponenten für Unternehmen in nahezu allen Bereichen, befindet sich in einem Transformationsprozess. Der Wandel betrifft nicht nur die strategische Ausrichtung des Unternehmens, sondern auch nahezu das komplette Produktportfolio – nicht ohne drastische Auswirkungen für bestehende und zukünftige Kunden.

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Der mehrjährige Transformationsprozess basiert im Wesentlichen auf zwei Kernelementen:

  • Der Entwicklung der SAP SE hin zu einem umfassenden Cloud-Lösungsanbieter und
  • der Transformation, grundlegenden Überarbeitung und Portierung des kompletten SAP-Lösungsportfolios auf die In-Memory-Datenbanktechnologie SAP HANA.

Für viele SAP-Kunden bedeutet das die zwingende Beschäftigung mit der eigenen IT-Anwendungslandschaft, denn mit dem Ende des Jahres 2025 läuft der Lebenszyklus für das SAP-Kernprodukt, die ERP-Plattform SAP ECC 6.0 (Enterprise Core Component 6.0), aus.

Neben den Herausforderungen, die Vorhaben der Grösse einer ERP-Umstellung mit sich bringen, birgt dies für Kunden aber auch grosse Chancen, um wichtige IT-Anwendungen für die Zukunft erfolgreich neu auszurichten.

Wichtig für Kunden ist, sich folgende Kernfragen zu stellen und darauf spezifisch passende Antworten zu erarbeiten:

  • Wie sollen die geplante IT-Zielarchitektur, die IT-Bebauung und das Betriebsmodell in Zukunft aussehen?
  • Welche Geschäftsfunktionen sollen über welche IT-Anwendungen unterstützt werden?
  • Welche Treiber und Auswirkungen hat die SAP-Transformation, insbesondere im Hinblick auf das Ende des Lebenszyklus für SAP ECC 6.0 im Jahr 2025?
  • Wie sieht die IT-Roadmap zur Umsetzung der IT-Zielarchitektur aus?
SAP S/4HANA Transformation in der Life Sciences

 

  • Welcher Ansatz für die Umsetzung ist der richtige?
  • Welche Anforderungen gibt es an Budgets, Ressourcen, Zeit etc. für die nächsten Jahre?

Valide Antworten auf diese Fragen zu finden bedeutet für viele Unternehmen die Beschäftigung mit sehr spezifischen und teilweise komplexen Themenstellungen. Wir wollen im Folgenden Ansatzpunkte und Auswirkungen aufzeigen, um den Handlungsbedarf für SAP-Kunden zu verdeutlichen und sicherzustellen, dass Sie die Reise rechtzeitig planen und beginnen.


SAP S/4HANA und die Zukunftsperspektiven

Die ERP-Plattform SAP ECC 6.0 wurde von der SAP SE zum Ende des Jahres 2025 abgekündigt. Das heisst für Kunden, dass es danach zwar noch genutzt werden kann, jedoch nur noch auf einzelvertraglicher Basis und nicht mehr mit einer pauschalen Wartungsgebühr. Die Weiterentwicklung wurde in Teilbereichen schon vor Jahren eingestellt bzw. stark eingeschränkt. Daher kann dieses SAP-Produkt als ERP-Plattform für Neueinführungen oder langfristige Nutzung nicht mehr empfohlen werden. Betroffene Unternehmen sind gezwungen, sich Gedanken über die Kernelemente der IT-Landschaft zu machen, und müssen in Zukunft auf andere Produkte setzen.

 

SAP S/4HANA Transformation in der Life Sciences

 

Die Frage lautet also nicht, ob ein Wechsel erforderlich ist, sondern vielmehr: Wie und wann?

SAP selbst bietet dazu das „Nachfolge-Produkt“ SAP S/4HANA an. S/4HANA basiert auf der SAP-eigenen In-Memory-Datenbank HANA und wird in der finalen Version eine komplett neue ERP-Lösung sein. Neben der erwähnten Datenbanktechnologie hat S/4HANA unter anderem folgende wesentliche Vorteile und Eigenschaften:

  • Deutlich vereinfachte Datenmodelle für Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsprozesse (bereits in grossen Teilen, jedoch noch nicht komplett für alle Geschäftsprozesse und Funktionen zum aktuellen Zeitpunkt umgesetzt),
  • vollständig neue Benutzeroberfläche durch sogenannte SAP Fiori-Apps mit dem Ziel der vereinfachten Bedienung für Anwender – komplett neues Look-and-feel,
  • Embedded Analytics für umfangreiche Analysen und Auswertungen,
  • verschiedene Betriebsmodelle und Lösungen (On-Premise, Private- oder Public-Cloud-Lösungen),
  • neue technologische Basisarchitektur für Innovationen wie zum Beispiel Artificial Intelligence (z. B. für Ausgleich von Zahlungseingängen).

Mit der neuen technologischen HANA-Basis wird auch die Integration mit der SAP-Lösungsplattform Leonardo ermöglicht und damit ein wesentlicher Baustein für die Digitalisierung (z. B. für Blockchain, Internet of Things etc.) gelegt.

SAP S/4HANA wird laufend weiterentwickelt und hat Stand Quartal 2/2018 einen guten Reifegrad erlangt, der sich auch an einer Vielzahl von bereits produktiven Kundeninstallationen in vielen Branchen und Ländern widerspiegelt. Im Einzelfall muss jedoch analysiert werden, ob alle wichtigen und relevanten Geschäftsprozesse mit spezifischen Anforderungen, wie zum Beispiel die Integration mit anderen IT-Anwendungen für Personalwesen, Kundenmanagement, und branchenspezifischen Anforderungen, wie zum Beispiel die Anbindung von Laborsoftware, Clinical Trials Management Systems (CTMS) oder Manufacturing Execution Systems (MES) abgedeckt sind. Hierzu ist auch erforderlich, die gesamte IT-Applikationslandschaft mit allen benötigten IT-Anwendungen zu betrachten: Welche Geschäftsfunktionen sollen passende für die Kundensituation mit welchen IT-Anwendungen unterstützt werden? SAP S/4HANA stellt dabei in der Zielarchitektur sicherlich den Kern dar, welcher jedoch, gerade für die spezifischen Prozesse der Life Sciences, mit anderen Komponenten integriert werden muss, um eine optimale Prozessabdeckung zu erlangen.


SAP-Betriebsmodelle und GxP

Im Rahmen der Architekturüberlegungen ist auch eine Betrachtung der möglichen Betriebsmodelle empfehlenswert, weil der Trend klar in Richtung von Cloud-Lösungen geht. Immer häufiger spielen dabei auch Public Clouds eine Rolle, wie wir es schon heute vielfach im Bereich Human Capital Management sehen. Der Einsatz in der Public Cloud hat viele Vorteile wie kürzere Einführungszeiten, die Nutzung von Best Practices, einen hohen Grad an Standardisierung, um nur einige zu nennen. Er bringt aber auch wesentliche Eigenheiten mit sich, die insbesondere für die Life Sciences Branche ausführlich zu betrachten sind. Dazu gehören die mehrfach verpflichtenden Release-Wechsel pro Jahr und damit verbundene Testaufwände. Der Einsatz der Public Cloud ist daher zur Unterstützung von GxP-relevanten Prozessen im SAP-Umfeld nur schwer vorstellbar: Zum Erhalt des validierten Zustands müssten die Releases im Minimum mittels Regression-Testing erfasst und dokumentiert werden, und zwar innerhalb der wenigen Wochen, die SAP zwischen Release-Ankündigung und Einspielung in der Public Cloud zur Verfügung stellt. Dieses Modell ist daher im operativen Alltag kaum umsetzbar.

Aus der Praxis kennen wir erste GxP-relevante SAP S/4HANA-Implementierungen in der Private Cloud, zum Beispiel in der SAP HANA Enterprise Cloud.

Auch hier ist durch die benötigten Validierungsaktivitäten mit erhöhten Aufwänden für das Testing und die Dokumentation zu rechnen. Neben der Validierung sind für den Einsatz von GxP in der Cloud ausserdem folgende Fragestellungen relevant:
  • Wie wird die Verfügbarkeit der Daten sichergestellt?
  • Besteht ein ausreichender Schutz vor Manipulation?
  • Wer ist unter welchen Umständen für die Daten verantwortlich?

Diese Punkte sollten in der Vertragsgestaltung mit dem Anbieter adressiert werden – auch in der Private Cloud.

Ebenfalls im GxP-Umfeld zu berücksichtigen, aber unabhängig von der Wahl des Betriebsmodells ist der Trend zu mehr Mobilität. Unternehmen, die ihren Anwendern beispielsweise SAP-Apps und ‑Dashboards auf mobilen Devices zur Verfügung stellen, sollten im Auge behalten, dass diese bei der Verarbeitung oder Speicherung von GxP-relevanten Daten auch analog zur Infrastruktur qualifiziert werden müssen. Eine Mobile Device Policy erleichtert dieses Vorhaben.


Den Umstieg in Angriff nehmen

Für den Umstieg auf SAP S/4HANA gibt es verschiedene Ansätze: Beim sogenannten Brownfield-Approach wird eine Migration von SAP ECC 6.0 zu SAP S/4HANA durchgeführt, unter grösstmöglicher Beibehaltung von Customizing, Entwicklung, Daten, Berechtigungen und funktionaler Abdeckung. Der Greenfield-Approach bedeutet hingegen eine komplette Neuimplementierung. Auch eine phasenweise Umsetzung kann projektiert werden, durch das unter anderem ein gutes Management des potenziellen Projektrisikos erfolgen kann. Die genaue Ausgestaltung muss kundenspezifisch erarbeitet werden.

 

SAP S/4HANA Transformation in der Life Sciences

 

Die Wahl des unternehmensspezifischen Vorgehens hängt bedeutend davon ob, ob die SAP-Umstellung primär als IT-Projekt wahrgenommen und entsprechend getrieben wird oder ob das Unternehmen die Gelegenheit für eine Optimierung bis hin zu einem Redesign der Geschäftsprozesse nutzen möchte.

Fest steht, dass die technologischen Unterschiede von SAP ECC 6.0 und SAP S/4HANA enorm sind. Daher müssen, egal ob der Umstieg im Unternehmen als IT-Projekt oder mit einem mehr Business-getriebenen Ansatz verfolgt wird, grundsätzliche technische Themenstellungen wie die folgenden untersucht werden:

  • Transformation der SAP-Systemlandschaft mit Datenmigration, der Umsetzung der Unicodes, der Einführung des neuen Hauptbuchs, dem Wechsel zu HANA-Datenbanken etc.
  • Kundenspezifische SAP-Entwicklungen und technische Objekte: Analyse der Migrationsfähigkeit und benötigten Anpassung
  • Benutzeroberflächen: Einsatz und Auswirkung der Fiori-Apps inklusive partieller oder vollständiger Ablösung der SAP-GUI
  • Reporting & Analytics: Analyse und Anpassung inklusive Versorgung von evtl. vorhandenen Data-Warehouse-Lösungen
  • Prüfung des Berechtigungswesens und erforderliche Anpassungen
  • Test, Dokumentationen und Produktivsetzungen
  • Integrationstechnologien und Schnittstellenthemen

Hinzu kommen branchenspezifische Themen, die sich beispielsweise durch die Umstellung der Datenmodelle, die Einführung der Fiori-Apps usw. ergeben.

Zumeist sind bestehende ERP-Plattformen schon seit mehreren Jahrzehnten im Einsatz und wurden sehr spezifisch auf Kundenanforderungen zugeschnitten. Damit einher gehen viele „Altlasten“ in Form von kundenspezifischen Anpassungen, Programmierungen und einem Bestand an Altdaten. Neben fehlender bzw. nicht aktueller und unvollständiger Dokumentation erschwert dies zumeist die Wartung sehr und macht einen technischen Umstieg schwer plan- und kalkulierbar. Umfangreiche Analysen sowie umfassendes und mehrmaliges Testen sind daher zwingend erforderlich.


Brownfield versus Greenfield

Die Praxiserfahrung zeigt, dass einige Kunden anfänglich zum Brownfield-Ansatz tendieren, sich nach der ersten Analyse aber aus den bereits genannten Gründen für Greenfield entscheiden, auch wenn das Projekt mit IT-Fokus betrieben wird. Denn in der Summe fallen auch für eine Migration nach Brownfield beträchtliche interne und externe Kosten und ein hoher Ressourceneinsatz an. Der Nutzen auf Business- und IT-Seite ist aber vergleichsweise gering und bezieht sich vorrangig auf den eigentlichen Auslöser für die Umstellung: Die Wartung durch SAP ist weiter sichergestellt.

Kunden, die die SAP-Umstellung mit einem Business-getriebenen Ansatz verfolgen, starten in der Regel gleich mit dem Greenfield-Approach. Diese Unternehmen wählen bewusst den Neuanfang und die Chance auf deutliche Veränderung und Wandel. Dabei steht die Optimierung der Geschäftsprozesse im Mittelpunkt, oftmals basierend auf Best-Practice-Ansätzen, evtl. sogar Neuausrichtung der Organisation und Überprüfung der Wertschöpfung in den Fachbereichen und der IT. Auch die Schaffung einer Basis für die zukünftige Digitalisierung mit entsprechender Optimierung der Prozesse für Stammdaten ist meist ein wichtiger Treiber. Obwohl der Impuls zur Veränderung aus der IT kommt, entscheiden sich viele Unternehmen zu diesem nachhaltigen und organisationsweiten Vorgehen, um signifikanten Nutzen auf Business- und IT-Seite zu erzielen.

Abhängig von der Grösse, dem Umfang und dem Ansatz empfehlen wir dies als organisationsweites Transformationsprojekt aufzusetzen. Elementarer Bestandteil für die nachhaltige und erfolgreiche Transformation sollte ein professionelles Organizational Change Management sein, damit eine geplante Überführung in den Zielzustand unter Einbezug der Stakeholder erfolgt und erreicht wird.

SAP S/4HANA Transformation in der Life Sciences - Greenfield vs. Brownfield

(Zum Vergrössern auf die Grafik klicken)


Erfolgsfaktoren in der Planung

Auf Basis dieser Überlegungen wird deutlich, dass durch das „Wie“ auch wesentlich das „Wann“ beeinflusst wird. So erfordert ein Umstieg in jedem Fall eine vorausschauende Budget- und Ressourcenplanung im Sinne eines professionellen Programm- und Change-Managements. Selbst der „nur“ technische Umstieg erfordert ein Zeitfenster von mehreren Monaten, wenn nicht sogar Jahren für alle erforderlichen Schritte unter Einbezug der richtigen Ressourcen (z. B. externe SAP-Spezialisten, Key-User für Testen etc.).

Der Transformationsansatz erfordert darüber hinaus Vorarbeiten im Topmanagement, denn Priorität, Commitment und ausreichende Ressourcen sind essenziell für den Projekt­erfolg und müssen von oberster Ebene zugesichert werden.

 

SAP S/4HANA Transformation in der Life Sciences

Weitere kritische Erfolgsfaktoren sind u.a.:

  • der umfangreiche Einbezug der Fach­bereiche,
  • die Wahl der richtigen externen Partner für die Transformationsunterstützung und die Validierung des Gesamtsystems,
  • Festlegung einer abgestimmten Validierungsstrategie
  • die erweiterte Abklärung technologischer Abhängigkeiten (die IT-Landschaft wird sich bei einer Transformation stärker verschieben als bei einer reinen Migration),
  • die Sicherstellung der internen Ressourcen,
  • der Einsatz von professionellem und auf Kultur und Reifegrad der Organisation zugeschnittenem Organizational Change Management.

Um nicht unnötig unter Zeitdruck zu kommen, sollte mit der Planung und Vorbereitung dieser „SAP-Transformation“ oder auch „SAP-Strategie“ rechtzeitig begonnen werden.

Dazu gehört, auch die Verfügbarkeit von qualifizierten internen, aber auch externen Ressourcen sicherzustellen. Neben technischen Ressourcen werden in den Transformationsprojekten der Life Sciences Unternehmen auch Geschäftsprozess-Know-how und Expertise in der Umsetzung der Quality- & Compliance-Anforderungen eine zentrale Rolle spielen. Eine frühzeitige Planung ist essenziell – schliesslich sind alle bestehenden SAP-Kunden mit einer ähnlichen Situation konfrontiert und noch kann aus dem potenziellen Risiko eine Chance für nachhaltige Erneuerung gemacht werden.


Erfolgreicher Umstieg auf SAP S/4HANA – Gründe aus der Praxis

Auch für Nicht-SAP-Kunden kann ein Wechsel der ERP-Landschaft hin zu S/4HANA Vorteile bieten, wie folgendes Praxisbeispiel zeigt. In 2017 leitete ARCONDIS ein ERP-Evaluationsprojekt bei einem mittelständischen Schweizer Biotech-Unternehmen. Es galt, die Kombination aus Eigenentwicklung und KMU-Lösung durch ein modernes, das Wachstum des Unternehmens begleitendes ERP zu ersetzen.

Durch die Spezialisierung auf die Life Sciences Industrie und das damit verbundene Know-how wurde ARCONDIS neben der Verantwortung für den Auswahlprozess auch mit der Business-Analyse und dem Anforderungsmanagement betraut. Nach Abschluss der Evaluation entschied sich der Kunde auf Basis der transparenten Entscheidungsmatrix für SAP S/4HANA in Kombination mit weiteren SAP-Komponenten, wie beispielsweise SuccessFactors für das Human Capital Management und SAP Cloud Platform Integration für die Einbindung von Cloud- und On-Premise-Applikationen.

Ausschlaggebend waren insbesondere:

  • Hoher Grad funktionaler Abdeckung, speziell im Bereich länderspezifische Anforderungen,
  • Architektur basierend auf innovativer In-Memory-Technologie,
  • Zukunftsorientierung der Gesamtlösung im Hinblick auf Digitalisierung, Vernetzung und Mobilität,
  • Benutzerfreundlichkeit durch Fiori-Apps und
  • Embedded Reporting und Analysefunktionalitäten.

Das Projekt befindet sich nun, unter weiterer Beteiligung von ARCONDIS, in der erfolgreichen Umsetzungsphase und wird Herbst 2018 abgeschlossen.

Wann beginnen Sie mit den Vorbereitungen für einen erfolgreichen Umstieg? Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten neutral und SAP-unabhängig, damit Ihre Reise ein Erfolg wird und Sie langfristig von den Ergebnissen der Umstellung profitieren.

■ Andreas Jung


 

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