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Daniel Flossbach
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Home | Newsletter | UPDATE 3 | 2018 | Wie Syngenta mit Scrum und Lean zur smarten Reporting-Lösung kam
24. Oktober 2018

Wie Syngenta mit Scrum und Lean zur smarten Reporting-Lösung kam - ein Projektbericht

Innovative Denker und Teams stehen immer häufiger vor dem Problem, dass die Ideen durch starre Prozesse oder Projektmanagement-Methoden zu lange auf dem Papier beschrieben und nicht in der Praxis umgesetzt werden. Es wird viel analysiert und durchdacht, bevor durchgeführt und ausprobiert wird. Agile Prinzipien wie Scrum und Lean erfreuen sich daher weiterhin höchster Aufmerksamkeit, um Projekte zu ermöglichen, die Funktionalitäten in Produkten schneller auf den Markt und an den Kunden bringen.

 

In einem dieser Projekte ergänzte ARCONDIS das Framework „Scrum“ mit „Lean Experimentation“-Prinzipien. Damit können durch kurze Feedback-Loops greifbare Ergebnisse schneller und kundenspezifischer geliefert werden.

 

Ausgangslage und Anforderungen

Syngenta, einer der weltweit grössten Konzerne im Agrargeschäft und eine Tochtergesellschaft der ChemChina, ist Marktführer in der Sparte für chemische Pflanzenschutzmittel und weltweit Nummer drei im Saatgut-Geschäft. Allein in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung (R&D) sind über 5.000 Mitarbeiter damit beschäftigt, innovative Produkte für Farmer zu entwickeln und bestehende zu verbessern – in jährlich ca. 2.500 Projekten mit bis zu 700 Tasks.

 

Smartes Reporting bei Syngenta dank Scrum & Lean - Agiles Vorgehen

 

Zusätzlich zu den stetigen Neuerungen am Markt müssen diese Projekte entsprechend den regelmässigen regulatorischen Änderungen angepasst werden. Neben der Projekt-Portfolio-Planungslösung Planisware setzte die Abteilung PMEC (Portfolio Management Excellence) die Lösung QlikView ein, um Auswertungen und Berichte für die Projektmanager zur Verfügung zu stellen.

Die grösste Herausforderung war dabei die Starrheit der eingesetzten Reporting-­Lösung, die eine sehr wartungs- und arbeitsintensive Erstellung von Auswertungen und Berichten mittels Excel-Makros zur Folge hatte. Zudem waren viele Daten in dezentralen Dateien gespeichert, was für eine Auswertung, beispielsweise mittels Trendanalysen, einen erheblichen Mehraufwand bedeutete. Dies resultierte in fehlender Transparenz und demnach Entscheidungsunklarheiten.

Eine neue Lösung sollte eingeführt werden, die die dezentral verfügbaren Daten integriert, eine Historisierung der Daten ermöglicht und die Berichterstellung durch Experten und ausgewählte Mitarbeitende in den Abteilungen vereinfacht.

Ziele des Projekts

Die Ziele für das Projekt waren daher:

  1. Eine konsistente und verlässliche Datenbasis innerhalb des Data­ Warehouse durch Modellierung der Daten
  2. Historische Daten integrieren und eine automatisierte zukünftige Festschreibung sicherstellen
  3. Eine Auswahl an Dashboards und Berichte für alle Benutzergruppen entwickeln
  4. Den operationellen Prozess definieren und eine Organisation für die Unterstützung und Wartung des Produktes auf Business- und IT-Seite
  5. Integration in die existierende Systemlandschaft und Verbesserung des Qlik-­Services auf IT-Seite gewährleisten

 

Vorgehensweise

ARCONDIS unterstützte eingangs den Kunden bei einer umfassenden Marktanalyse der verfügbaren Business-Intelligence-Lösungen und begleitete den Lieferantenauswahlprozess, bevor es an die eigentlichen Aufgaben von Konzeption und Implementierung ging. Dazu wurde ein Expertenteam zusammengestellt, welches klassische Projektrollen mit verschiedenen benötigten Scrum-Rollen kombinierte. ARCONDIS, verantwortlicher Implementierungspartner für die Produkt- und Service-Entwicklung, engagierte sich mit einem Projektmanager, einem Scrum Master sowie einem Business Analysten und sicherte damit den erfolgreichen Projektverlauf. Der Projektmanager, zugleich „Organizational Change Expert“, beriet zudem den Product Owner auf Kundenseite bezüglich der Implementierung der Lösung in der Organisation.

Smartes Reporting bei Syngenta dank Scrum & Lean - Agile Projektorganisation

Grafik: Team-Set-up, in Anlehnung an Agile PM (DSDM)
(Zum Vergrössern auf die Grafik klicken)


Mit Agile und Lean zum Erfolg

Die initiale klassische Anforderungsanalyse und die Erstellung eines Anforderungskataloges durch Befragung der Endbenutzer waren ein wichtiger erster Baustein. Zum Erfolg des Projektes trug aber die Verwendung von agilen und Lean-Prinzipien erheblich bei. Neben Sprints mit der Dauer von zwei Wochen baute das Projektteam zusätzliche Feedback-Loops ein. Diese erhöhten das Verständnis des Projektteams bezüglich der Anforderungen des Kunden und sicherten durch Ausprobieren, Scheitern und erneutes Testen die Umsetzung – ein Vorgehen, das an den Lean-Experimentation-Prozess angelehnt ist.

Vereinfacht ausgedrückt ist Lean Experimentation ein phasengesteuerter Prozess, in dem die Phasen „Ideation & Analysis“, „Constituent Delivery“, „Building“, „Testing“ und „Responding“ iterativ durchlaufen werden. Primäres Ziel ist es, durch Ausprobieren von Funktionalitäten den Mehrwert direkt mit Endbenutzern zu evaluieren, zu lernen und das Produkt zu verbessern (Build, Measure, Learn).

Die Definition des für die Benutzer minimal notwendigen Funktionsumfangs (Minimal Viable Product) wurde initial festgelegt und während des Projektes verfeinert. Die Anpassung des Produkts erfolgte mittels Experimenten und der Erhebung von Daten, die diese Experimente untermauerten („feedback loop“).

Smartes Reporting bei Syngenta dank Scrum & Lean - Agiles Projektvorgehen (Zum Vergrössern auf die Grafik klicken)

In diesem Fall variierte die Art der Experimente: Zum einen war es ein klassischer Prototyp eines Reports, der von einer Teilgruppe verwendet wurde, zum anderen waren es einfache Anpassungen innerhalb der Berichte, die mit den Benutzern getestet wurden.

Wichtig hierbei ist die Bereitschaft der Benutzer, diese Funktionalitäten zu verwenden, über Metriken zu messen und so fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen.

„Das perfekte Zusammenspiel unserer Erfahrung mit der des Beraterteams war essenziell für den Erfolg.“

— Franz Schuermann, Product Owner bei Syngenta

Für das „Scaling“ des Produktes konzentrierte sich das Projektteam darauf, die notwendigen Schritte direkt durchzuführen, statt jede Option auf dem Papier zu evaluieren. So wurden beispielsweise Möglichkeiten geschaffen, die Infrastruktur flexibel und erweiterbar zu machen, und Metriken eingerichtet, die frühzeitig anzeigen, wenn eine solche Erweiterung notwendig ist.

 

Erfolgsfaktoren

Im Kurzinterview nennt Franz Schuermann, der Product Owner der Syngenta, die folgenden Faktoren, die für den Erfolg des Projekts ausschlaggebend waren:

  1. Zunächst war die Auswahl des Teams in Bezug auf Kompetenz und Wissen ausschlaggebend: Das perfekte Zusammenspiel unserer Erfahrung mit der des Beraterteams war essenziell für den Erfolg.
  2. Die Anwesenheit der Berater vor Ort hat für effizientere Umsetzung und verbesserte Kommunikation gesorgt.
  3. Wir hatten alle die gleiche pragmatische und flexible Vorgehensweise.
  4. Unser kleines, schlagkräftiges Team war vom Management bevollmächtigt, wichtige Entscheidungen zu treffen, um das Projekt möglichst effizient zum Erfolg zu führen.
  5. Die ausgewählte Methode und die damit einhergehende zusätzliche Abstimmung während der Sprints und die Koordination durch das ARCONDIS Team haben erheblich dazu beigetragen, die Entwicklung schneller voranzutreiben.

„Die enge Einbindung von uns als Kunden und die regelmässigen Reviews zum Fortschritt der Produktentwicklung der Smart-Report-Applikation führten zu einem starken Engagement und einer starken Ownership. Die regelmässigen Sprints erlaubten uns zudem, Probleme schnell und einfach zu beheben, sobald sie auftauchten. Das proaktive und persönliche Engagement des ARCONDIS Teams half uns, unsere Aufmerksamkeit und den Fokus für das Projekt aufrechtzuerhalten.“

— Dr. Adrian Friedmann, PMP, Head CP R&D Project Management, Syngenta


Ergebnisse

Das Projekt wurde durch die Integration der Lösung in das existierende Umfeld erfolgreich abgeschlossen. Darüber hinaus begleitete ARCONDIS seinen Kunden Syngenta bei der Kalibrierungsphase nach Abschluss der Implementierung, um den Nutzern den Einstieg und den Umgang mit der Lösung zu erleichtern.
Abschliessend können die Ergebnisse wie folgt zusammengefasst werden:

  • Projektberichte können nun einfach, schnell und übersichtlich erstellt werden, bei Bedarf unter Hinzunahme historisch dezentraler Daten.
  • Die Verbindung zum Quellsystem ermöglicht nun die tägliche Erfassung der Änderungen (Snapshots) innerhalb von Projekten und Aufgaben und die automatisierte Historisierung.
  • Die neue Lösung wurde in die existierende Umgebung nahtlos integriert und die entsprechenden Erfassungs- bzw. Dokumentationsprozesse wurden auf die agile Vorgehensweise angepasst.
  • Es existiert nun eine „Reporting Community“, die Projekt- und Aufgabenberichte und ihre zugehörigen Daten überwacht und ständig verbessert.

Einmal mehr zeigt sich die Durchschlagkraft des „agilen Spirits“: Das kompetente und eigenverantwortlich arbeitende Team hat durch kontrolliertes Ausprobieren und Scheitern ein Produkt entwickelt, das den vollen Business-Mehrwert liefert und dabei auch die Anwender begeistert.

Im Vergleich zum klassischen Entwicklungs- und Implementierungsvorgehen konnte so nicht nur schneller, sondern auch günstiger und vor allem deutlich anwendungsorientierter vorgegangen werden.

 

Smartes Reporting bei Syngenta dank Scrum & Lean - Stefan Haberberg, ARCONDIS Projektleiter

„Zum Erfolg des Projektes trug die Verwendung von agilen und Lean-Prinzipien erheblich bei. Neben Sprints baute das Projekt­team zusätzliche Feedback-Loops ein. Diese erhöhten das Verständnis des Projektteams bezüglich der Anforderungen des Kunden und sicherten durch Ausprobieren, Scheitern und erneutes Testen die Umsetzung.“

- Stefan Haberberg, ARCONDIS Projektleiter

 


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