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Rob Stijlen
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Home | Newsletter | UPDATE 2 | 2018 | Records Management trifft Change Management
21. Juni 2018

Records Management trifft Change Management – Wie man erfolgreich nüchterne Themen im Unternehmen etabliert

Der Umgang mit Dokumenten und Informationen gehört bei jedem Unternehmen zum Alltag. Eine nötige Änderung beim Records Management betrifft alle und ist von den wenigsten Mitarbeitern erwünscht. Oft kommen neue Anforderungen aus dem regulatorischen Umfeld oder aus der Rechtsabteilung und so entsteht der Bedarf sehr weit entfernt von Betroffenen.

 

In einem kürzlich erfolgreich abgeschlossenen Projekt waren ca. 2’500 Forscher und mehrere Millionen Dokumente von strikteren Regeln für Ersteller und Besitzer und reduzierten Aufbewahrungsfristen betroffen.

Wie lässt sich so ein Veränderungsprozess dennoch erfolgreich managen? Es kommt auf das „Wie“ an. Beim „Was“ handelt es sich eher um nüchterne und unspektakuläre Aspekte.

Die Herausforderungen waren zahlreich: Neben der Anpassung der Aufbewahrungspflichten wurden beispielsweise auch neue Systeme für bestehende Dokumententypen eingeführt sowie die Verschlagwortung von Dokumenten, damit diese an anderer Stelle wiedergefunden werden können – eine grosse Umstellung der Abläufe also, und das global.

In solchen Situationen kann Change Management – angepasst auf die aktuelle Veränderungsfähigkeit und die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens – die Unsicherheit verringern und den negativen Einfluss auf den laufenden Betrieb damit so gering wie möglich halten.

In unserem konkreten Fall war schon durch unzählige unsensibel umgesetzte IT‐Projekte eine Change‐Müdigkeit eingetreten und die Organisation befand sich durch Erwartungsdruck aus sich in der Endphase befindlichen Forschungsprojekten in einer angespannten Situation.

 

 Records Management trifft Change Management

 

Die folgenden Tipps haben sich bewährt:

  • Die Change‐Geschwindigkeit an die Organisation anpassen. Bei vielen Unternehmen hat sich bereits eine Change‐­Müdigkeit eingestellt. Hier lohnt es sich, nicht einem ambitionierten Projektplan zu folgen, sondern der Organisation mehr Zeit zur Verarbeitung der Veränderung zu gönnen. Es werden weniger Projektressourcen über einen längeren Zeitraum eingeplant.
  • In der Kommunikation hat sich bewährt, eine Veränderungsgeschichte zu erzählen und hierfür eine Metapher zu finden, zum Beispiel „Eine Reise unternehmen“ oder, wie im Fall unserer oben genannten Dokumentenmigration, der „Umzug in ein neues, modernes Zuhause“. Dies hilft, sich von einer rein technischen Ebene zu lösen und Interesse und Änderungsbereitschaft bei den Betroffenen zu fördern. Die Wahl eines lockeren, unvorbelasteten Projektnamens kann ebenso helfen, nicht den IT‐Aspekt einer Change‐Initiative zu thematisieren. Zu leicht werden die Namen von technischen Produkten oder Systemen zu einem Synonym für ein Projekt und sind dann auf ewig mit dem Erfolg oder dem Misserfolg verbunden.
  • Frühe und individuelle Einbeziehung der Betroffenen in die Gesamtplanung. Dies schafft frühzeitig das nötige Bewusstsein und macht Betroffene zu Beteiligten. So lässt sich Widerstand rasch erkennen und ggf. sogar in Unterstützung umwandeln. Alle Beteiligten bleiben durch zielgruppengerechte Kommunikation (z. B. durch spezielle Newsletter, Berichte in Firmenzeitungen und kurze Updates in Team‐ oder Bereichsbesprechungen) immer auf dem Laufenden.

 

 

 Records Management trifft Change Management

 

  • Mit flexiblen Elementen im Projektplan auf die Betroffenen zugehen und Spielraum für die Anpassung an geschäftsbedingte Eigenheiten, wie zum Beispiel Messen, Betriebsferien und wichtige andere Projekte, zeigen. Dies wird meist mit Flexibilität aufseiten der Betroffenen honoriert und kommt einem besseren Gesamtprojektverlauf zugute.
  • Bei Pilotumstellungen nicht nur die technischen Tools und Vorgehensweisen des Projektteams auf die Probe stellen, sondern den Umstellungsprozess bis zum Endanwender durchspielen. Der Pilot sollte nicht allein als Beweis für die technische Machbarkeit dienen, sondern auch dem Projektteam ermöglichen, von den Betroffenen zu lernen, was für diese wichtig ist. Nutzt man solch einen Perspektivenwechsel sinnvoll, kann die Vorgehensweise leicht angepasst werden, ohne dass dies zu einem Gesichtsverlust führt.
  • Ein motiviertes Projektteam, das die Herausforderung als Aufgabe annimmt und auch den Freiraum erhält, kann sich vollumfänglich auf das Projekt konzentrieren. Hier hat sich ein aus externen Analysten und einem Projektmanager zusammengestelltes und durch einige interessierte interne Records‐Management‐Experten ergänztes Team bewährt, da diese unvoreingenommen an das Projektziel herangehen können und in der Regel eine hohe Motivation mitbringen. Zugeteilte interne Mitarbeiter empfinden diese Art von Projekten oft als Zusatzlast und können sich nicht aus ihrem Tagesgeschäft befreien. Ein dedizierter Projektleiter kann die Mitarbeiter entlasten und das Projekt mit vollem Fokus vorantreiben.

 

 Records Management trifft Change Management

 

Abschliessend lässt sich sagen, dass besonders bei der Verankerung von nüchternen Themen im Unternehmen und einer entsprechenden Projektumsetzung ein angepasstes Change Management, mit seinem ausgeprägten Fokus auf Kommunikation, ein wesentlicher Baustein für den Erfolg ist. Wie bei allen Change Management Initiativen müssen die konkreten Massnahmen wohlüberlegt ausgesucht werden und zur Kultur und zum Reifegrad der Organisation passen.

Andreas Hock


 

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