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Rob Stijlen
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19. Juli 2017

Projekt in Schieflage (2) - so starten Sie den Turnaround

In UPDATE No. 1 berichteten wir darüber, wie Projekte in Schieflage frühzeitig erkannt werden können, und gaben einen Ausblick auf vier Phasen des Turnarounds. Die ersten beiden Phasen werden in dieser UPDATE-Ausgabe betrachtet, die Phasen 3 und 4 folgen in der nächsten Ausgabe.

Es kann nicht oft genug wiederholt werden: Sobald erste Frühindikatoren bemerkt werden, darf nicht lange gezögert werden. Der häufigste Fehler bei Rettungsaktionen von Projekten liegt schon vor dem Beginn: Es wurde zu lange gewartet, das Ruder herumzureissen.

Wenn aber die Lücke zu gross geworden ist, braucht es ein Vielfaches an Aufwand. Daher lieber früher als zu spät agieren und als Mitglied des Steering Boards, Projektleiter oder ‑verantwortlicher schnell und konsequent handeln. Dies beginnt mit einer personellen Entscheidung.

 

Project Assessment Lead

Das wesentliche Erfolgskriterium für einen Turnaround ist die Definition einer (oft bislang unbeteiligten) Person – oder bei grösseren Projekten auch eines kleines Teams –, die neutral die Lage beurteilt und für die Umsetzung der vier Phasen verantwortlich ist. Wir bei ARCONDIS nennen eine solche Position „Project Assessment Lead“ (PAL) – weil sie nicht so hart wie „Recovery Manager“ klingt und die hier vorgeschlagene und bewährte Vorgehensweise deutlich vor einem offiziellen Recovery greift und ein solches überflüssig macht. Ein PAL kann extern beauftragt oder durch einen sehr erfahrenen internen Projektleiter besetzt werden, auf alle Fälle braucht er branchenspezifische Kenntnisse, um Quality-&-Compliance-relevante Prozesse zu erkennen und damit passend umzugehen.

 

Vier Phasen des Turnarounds

Betrachten wir vorweg kurz alle vier Phasen, die der PAL zu durchlaufen hat:

  1. Mittels Projektassessment wird für Transparenz gesorgt und Vertrauen aufgebaut („die Karten liegen auf dem Tisch“). Dazu gehören die Sichtung von Projektunterlagen, Gespräche mit Stakeholdern und die Identifikation der Ursachen für die Schieflage.
  2. Prüfung und Definition möglicher strategischer Handlungsoptionen (mitunter auch einschneidender, wie Rettung nur kritischer Projektkomponenten, Verschiebung oder gar Stopp des Projekts).
  3. Verabschiedung Massnahmenkatalog und Erstellung Recovery-Plan.
  4. Umsetzungsphase mit Quick Wins im Team und hoher Frequenz von Statusreports. Damit wird vorher verloren gegangenes Vertrauen neu aufgebaut.

 

Projekt in Schieflage und Turnaround

Abbildung: Turnaround in vier Phasen (Auf Bild klicken zum Vergrössern)

 

Lassen Sie uns nun einen detaillierteren Blick auf die ersten beiden Phasen werfen:

Phase 1 des Turnarounds

Ziel: Transparenz schaffen und Vertrauen aufbauen

Voraussetzungen: eine dedizierte verantwortliche und neutrale Person, die vollen Management-Support geniesst (PAL)

Weitere Anforderungen an PAL: 

  • ausgeprägte Softskills für Kommunikation und Stakeholder-Management
  • analytisches Denken, um Ursachen auf den Grund zu gehen

Vorgehen: 

In dieser Phase des Turnarounds schaffen Sie Transparenz (für sich und Projekt-Stakeholder), was neues Vertrauen bei allen Beteiligten aufbaut:

  1. Ausarbeitung der Kommunikationspolitik mit dem Auftraggeber bzw. Sponsor für das Projektassessment selbst und den gesamten Turnaround-Prozess.
  2. Organisation von Status-Meetings mit den Key-Stakeholdern für eine hohe Management Attention.
  3. Sponsor/ Topmanagement kommuniziert an alle Stakeholder, dass es ein Projektassessment geben wird und darin der PAL mit höchster Priorität zu unterstützen ist.
  4. Durchführung Projektteam-Meeting mit PAL für Hintergrundinformationen – wichtig ist die schonungslose Offenlegung aller Projektdetails, ohne Personen blosszustellen. Dazu Einarbeitung in Projektunterlagen und Klärung offener Fragen.
  1. PAL führt Gespräche mit Key-Stakeholdern, um auch von ihnen Auskünfte einzuholen (Was läuft gut, was nicht? Was fehlt? …). Der PAL geht der Sache auf den Grund, indem er anhand Fällen und Beispielen konkretisiert.
  1. Dokumentation gesammelter Informationen im Projektassessment-Bericht (PAB), inklusive:
    • Gegenüberstellung Anforderungen und Erwartungen vs. Projektziel und Scope
    • Key Deliverables, die Mehrwert schaffen und die Anforderungen/Erwartungen erfüllen
    • Darstellung der Problemsituation und der identifizierten Ursachen
    • Empfehlung, ob das Projekt während des Assessments weiterlaufen kann, verlangsamt oder gar gestoppt werden soll
  2. Abschluss mit PAB-Präsentation vor Sponsor bzw. Topmanagement mit Einholung der Freigabe für die nächste Phase sowie Besprechung weiterer Themen (Identifizierung nötiger Ressourcen für die nächste Phase bzw. was mit bestehenden Ressourcen bei Projektstopp geschieht).

Ergebnis: Projekt Assessment Bericht, Freigabe für die nächste Phase

 

Projekt in Schieflage und Turnaround

 

Phase 2 des Turnarounds

Ziel: Strategische Handlungsoptionen prüfen

Voraussetzungen: Projekt Assessment Bericht

Weitere Anforderungen an PAL: 

  • Moderationsfähigkeit und ‑erfahrung
  • Strategiekompetenz, um Handlungen und ihre Wirkungen einzuschätzen
  • Verständnis für das Projektumfeld (thematisch)

Vorgehen: 

Die zweite Phase ist gekennzeichnet durch die Identifizierung und Prüfung möglicher Handlungsoptionen und daraus resultierender Massnahmen.

  1. PAL identifiziert Subject Matter Experts (SME), die zur Definition der Handlungsoptionen beitragen können, um die Problemquellen zu eliminieren
  2. Workshops zur Eruierung, Gewichtung und Bewertung von Handlungsoptionen für die im PAB gelisteten Ursachen. Auf die richtige Zusammensetzung des Teilnehmerkreises ist zu achten, um einen ungehinderten Ideenfluss zu gewährleisten.
  3. Mit Projektteam und Sponsor Auswahl der Handlungsoptionen mit dem höchsten Potenzial hinsichtlich Benefit und Machbarkeit. Fokussierung auf wichtigste Optionen, um somit mindestens die relevantesten Projektbestandteile zu retten.
  4. Weiterer Workshop durch PAL, SME und weitere Betroffene, die die ausgewählten Handlungsoptionen durch Umsetzungsmassnahmen konkretisieren. Neben dem „Was“ sind auch „Wie“, „Wer“ und „Wie lange“ zu bestimmen sowie das „Warum“ für alle Beteiligten transparent zu erklären. Dies ist nötig für das Buy-in der Projektbeteiligten und Stakeholder.
  5. Je nach Projekt sind die definierten Massnahmen durch Quality & Compliance zu prüfen, wenn Vertreter nicht schon vorher involviert wurden (was zu empfehlen ist), und bei Abweichung anzupassen.
  6. Präsentation der Umsetzungsmassnahmen vor dem Sponsor bzw. Topmanagement, zudem Ersuchen der Freigabe für die nächste Phase inkl. Finanzierung.

Ergebnis: Strategie- und Massnahmenkatalog mitsamt Optionen, Chancen und Risiken bzw. Vor- und Nachteilen.

Wie es in Phase 3 und 4 weitergeht? Lesen Sie das nächste UPDATE – oder in eiligen Fällen kontaktieren Sie uns!

Massimo Eucalipto


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