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Rob Stijlen
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23. Oktober 2017

Projekt in Schieflage (3) - Massnahmen planen und umsetzen

In UPDATE No. 2 haben wir einen detaillierteren Blick auf die ersten beiden Phasen des Turnarounds geworfen. In dieser UPDATE‐Ausgabe betrachten wir die letzten beiden Phasen.

Nachdem zuvor die Strategie und der Massnahmenkatalog des Turnarounds definiert wurden, kommt es nun zu Planung und Umsetzung. Bei Turnarounds unterscheiden sich diese Phasen in zwei wesentlichen Punkten zum Vorgehen in Standardprojekten:

Auch wenn im regulären Projektmanagement oft darauf verzichtet wird, spätestens für Turnarounds braucht es erfahrene Projektleiter, die sowohl mit Projektmanagement‐Methoden als auch mit Qualitätssicherungsvorgehen versiert und erfahren sind. Deshalb repräsentiert der „Project Assessment Lead“ (PAL, s. UPDATE No. 2) einen der Unterschiede – er steht mit seinem Wissen und seiner Erfahrung für eine gründliche Planung und effiziente Umsetzung.

In Standardprojekten kann in der Planung und Ausführung mit einem Vertrauensvorschuss gestartet werden – ganz im Gegensatz zu einem Projekt in Schieflage. Dort startet der PAL mit einem Vetrauensdefizit. Selbst wenn er die Phasen 1 und 2 des Turnarounds gut gemacht hat, wird das Projekt weiterhin kritisch beäugt. Deshalb muss das Vertrauen in der dritten Phase schnell ausgebaut werden.

 

Phase 3 des Turnarounds

Ziel: Recovery‐Plan erstellen und Unterstützung absichern

Voraussetzungen: Strategie‐ und Massnahmenkatalog

Anforderungen an PAL:

  • Fähigkeit, zukünftige Entwicklungen und die sich daraus ergebenden Handlungen zu identifizieren
  • Aufwand, Abstimmungen und weitere Einflüsse müssen realistisch bewertet werden, um nun im Turnaround absolut zuverlässige Terminzusagen zu garantieren
  • Kenntnisse und Erfahrungen im Organizational Change Management
  • Branchenerfahrung

 

Projekt Schieflage - Massnahmen planen & umsetzen

 

Vorgehen: Die dritte Phase ist der Schlüssel zum Erfolg, denn „ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch“ – wie es Antoine de Saint‐ Exupéry treffend formulierte. Somit sind vier Schritte nötig:

  1. Klare Zuständigkeiten schaffen: Für jede Massnahme wird nach Expertise und Zuständigkeit ein Massnahmen‐Verantwortlicher (MV) bestimmt. Das Management unterstützt durch persönliche Kommunikation und Motivation.
  2. Aktivitäten planen: Der PAL definiert zusammen mit jedem MV die nötigen Aktivitäten (mit Aufwandschätzung) zur Erreichung der Massnahmenziele. Unerlässlich sind dabei umfangreiche Erfahrungen im Organizational Change Management, dessen Aspekte unbedingt berücksichtigt werden müssen. Vertrauensbildende Quickwins sind an dieser Stelle zwingend mit einzuplanen!
  3. Teambuilding: In einem gemeinsamen Workshop aller MV werden etwaige Abhängigkeiten identifiziert und die Timeline festgelegt. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis und Commitment.
  4. Recovery‐Plan präsentieren: Das Ergebnis des obigen Workshops ist der Recovery‐Plan, der dem Sponsor bzw. Management präsentiert wird. Herrscht Einigkeit und wird der Plan freigegeben, ist somit auch ein grosses Stück Vertrauen in das Projekt und die Projektleitung wiederhergestellt.

Ergebnis: Recovery‐Plan und Freigabe der Umsetzung

 

Phase 4 des Turnarounds

Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Turnarounds

Voraussetzungen: Freigegebener Recovery‐Plan mit klaren Zuständigkeiten

Projekt Schieflage - Massnahmen planen & umsetzen

 

Anforderungen an PAL:

  • Routinierter Umgang mit Projekt Management Methoden und -Werkzeugen
  • Erfahrung im Organizational Change Management
  • Ausgeprägte Soft Skills, vor allem für Kommunikation und Stakeholder Management
  • Branchenerfahrung

Vorgehen:

Der Recovery‐Plan ist nun auszuführen – was natürlich banaler klingt, als es in Wirklichkeit ist. Denn Turnaround‐Projekte treffen immer wieder auf neue Herausforderungen, nicht selten auch auf Widerstände. Daher braucht es viel Agilität, um schnell zu reagieren, zu kommunizieren und den Plan anzupassen. Dies ist nur möglich, wenn der PAL die nötigen Projektstrukturen aufbaut, um schnell Informationen zu erhalten und zu verteilen.

 

1. Projektorganisation:

  • Klare Strukturen mit eindeutigen Kommunikationswegen und -mitteln schaffen, wie reguläre Meetings für Status Updates, Informationsaustausch, Eskalationen, aber auch Teambuilding. Denn Missstimmungen sowie Planabweichungen müssen vor allem beim Turnaround frühzeitig erkannt werden.
  • Einrichtung von Checkpoints, an denen die eingeleiteten Massnahmen auf ihre Wirkung überprüft werden. Dabei stehen besonders die in Phase 1 und 2 identifizierten Schwächen im Fokus.
  • Bei Bedarf Plan überarbeiten, kommunizieren und sicherstellen, dass die MV die nötigen Anpassungen vornehmen, sowie den Überblick über die Abhängigkeiten behalten.
  • Compliance beachten und erfüllen: Kaum eine andere Industrie unterliegt so vielen gesetzlichen Sorgfaltspflichten wie die Life Sciences – der PAL muss daher erkennen, wann das Projekt Regularien tangiert und entsprechend aktiv werden.

 

2. Key‐Stakeholder:

Der PAL hat auf eine besondere Pflege der Key‐Stakeholders zu achten, um weiterhin Vertrauen aufzubauen. Dies geschieht durch ein kontinuierliches Reporting mit Darstellung der Fortschritte und Quickwins. Der PAL sorgt daher dafür, dass alle MV sich priorisiert mit den Aktivitäten auseinandersetzen, die schnelle Ergebnisse liefern. Schnelle Ergebnisse fördern zudem die Teammotivation und treiben somit die Erfolgsspirale an.

Ergebnis: Massnahmen umgesetzt und Projekt wieder auf Kurs oder sogar erfolgreich umgesetzt, je nach Zielsetzung des Recovery‐Plans.

Massimo Eucalipto


In dieser Artikelreihe haben Sie detaillierte Tipps für den Turnaround von Projekten in Schieflage erhalten.

Fünf Punkte davon sollen aufgrund ihrer hohen Relevanz abschliessend noch einmal besonders hervorgehoben werden:

  1. Zögern Sie nicht lange, achten Sie deshalb bewusst auf Frühindikatoren.
  2. Vergeben Sie die Rolle des PAL einer erfahrenen und dedizierten Person.
  3. Projektrettung erfordert Arbeit und Engagement auch für Sponsor und Management.
  4. Geben Sie den ersten drei Phasen die nötige Zeit, diese wird in der vierten eingespart.
  5. Vergessen Sie nie die Aspekte des Organizational Change Managements.
Projekt Schieflage - Massnahmen planen & umsetzen

 


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