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Daniel Flossbach
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Home | Newsletter | UPDATE 1 | 2019 | Iteratives Prototyping zur global harmonisierten Plattform
4. März 2019

Iteratives Prototyping Mit iterativen Prototypen zur global harmonisierten Plattform

Durch die Globalisierung und den Vertrieb von Produkten in immer mehr Länder steigen die regulatorischen Anforderungen. Um diesen gerecht zu werden, setzte sich ein weltweit führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für Patienten mit chronischem Organversagen das Ziel, die bereits bestehende globale TrackWise-Plattform um die elektronische Erfassung und Bearbeitung von Produktbeschwerden zu erweitern.

 

Um dieses Vorhaben erfolgreich zu meistern, zog das Unternehmen ARCONDIS als Experten für Prozessaufbau und Business Applications im Bereich Life Sciences hinzu.

 

Von Anforderungsanalyse bis Rollout überzeugend

Ziel war die Einführung eines global harmonisierten Complaint-Management-Systems mit einheitlicher Terminologie, um die Informationen für Produktbeschwerden zu erfassen, zu bearbeiten, zu analysieren und Folgemassnahmen abzuleiten. Dieses System gewährleistet die Compliance bei der Erfassung und Bearbeitung von Produktbeschwerden und verringert Risiken im regulatorischen Bereich durch vereinfachte und standardisierte Prozesse und Methoden.

Die besondere Herausforderung des Projekts war es, einen globalen und funktionsübergreifenden Prozess zu schaffen und diesen in die bestehende Quality-Plattform zu integrieren – und dies selbstverständlich ohne die laufenden Prozesse auf der Plattform zu beeinträchtigen. Zusätzlich mussten Schnittstellen zu weiteren Systemen, wie die der technischen Organisationseinheiten und der Reporting-Plattform, implementiert werden, um den vollständigen Datenfluss zu gewährleisten.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die zentrale Organisationsstruktur des Projekts. Die ARCONDIS Berater waren im gesamten Projektverlauf von der Anforderungsanalyse und ‑definition über die Prozessoptimierung und Systemvalidierung bis zum Training und Rollout an allen Tätigkeiten massgeblich beteiligt. Dadurch konnte auch die Vielzahl an Beteiligten im Unternehmen und von externen Systemverantwortlichen gut gemanagt werden, was für den erfolgreichen Projektverlauf sorgte.

 

Prototyping: Anforderungen sukzessive umsetzen

Damit am Ende ein gelungener Rollout erfolgen konnte, wurde zum Prozess- und Systemdesign ein iterativer Prototypansatz gewählt: Basierend auf den initialen Anforderungsworkshops erfolgte nacheinander die Erstellung von drei Prototypstufen, die sich durch eine sukzessive Zunahme der technischen Funktionalitäten auszeichneten. Ausgewählte Nutzer aus allen beteiligten Organisationseinheiten und Regionen evaluierten die Prototypen.

Iteratives Prototyping zur global harmonisierten Plattform

 

Die Fokussierung auf dedizierte Aspekte in jedem Prototyp ermöglichte, die bestehenden Businessanforderungen zu festigen, weitere Anforderungen aufzudecken und diese in nachfolgenden Prototypen unter Berücksichtigung von Systemüberschneidungen zu bestehenden Prozessen umzusetzen.

 

Hoher Reifegrad schafft schnellen Nutzen

Die Erweiterung der Plattform zur Bearbeitung von Produktbeschwerden aus Kliniken und von Heimpatienten wurde validiert, trainiert und weltweit ausgerollt. Beim Rollout offenbarte sich erneut die Stärke der zuvor gewählten Methode des Prototypings: Es konnte ein stabiles Complaint-Management-System ausgerollt werden. Die Planung und Durchführung aus einer Hand garantierten zudem ein effizientes Projekt, bei dem die folgenden Kundenziele im vereinbarten Projektzeitraum erreicht werden konnten:

  • Globaler, harmonisierter und funktionsübergreifender Complaint-Handling-Prozess anstelle von standortspezifisch unterschiedlichem und teilweise papierbasiertem Beschwerdemanagement.
  • Validierte, globale computergestützte Plattform, die den regulatorischen Anforderungen entspricht.
  • Zusammenführung der Daten zu einem vollständigen und international vergleichbaren Reporting und Trending. Durch dieses Gesamtbild können fundierte Folgemassnahmen abgeleitet werden.

Patricia Bendig, Dr. Tanja Zöller


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