Application Portfolio Management
Wie kann eine internationale Unternehmensgruppe mit weltweit verstreuten Standorten und Vertriebsniederlassungen den Überblick über ihre Anwendungslandschaft behalten? Application Portfolio Management System (APMS) lautet die Antwort der Altana Pharma. Zusammen mit der Arcondis hat das forschende Pharmaunternehmen ein Werkzeug entwickelt, das als zentrales Informationssystem für alle Geschäftsapplikationen dient.
Anwendungen aus Geschäftssicht betrachten
Das datenbankgestützte Werkzeug dient als zentrales Informationssystem für alle Geschäftsanwendungen des Pharma-Spezialisten. Ausgehend von den einzelnen Applikationen enthält es zugehörige Informationen zu Funktionalitäten, Software-Versionen, zugrunde liegenden IT-Systemen oder wichtigen Hardware-Komponenten. Dabei sind die Verknüpfungen der Anwendungen untereinander festgehalten, so dass sich das Zusammenspiel aus Sicht der Geschäftsprozesse betrachten lässt. „Damit lässt sich identifizieren, wie sich – etwa durch die Integration neuer Lösungen – der Datenfluss optimieren lässt, so dass er den Geschäftsprozess optimal unterstützt“, sagt das strategische IT-Management der Altana Pharma.
Welche Informationen gehören in das APMS?
Notwendig geworden war das System aufgrund des internationalen Wachstums von Altana Pharma. Das APMS ging als eine von mehreren Maßnahmen aus einer internationalen IT-Strategie hervor und dient der zentralen und einheitlichen Verwaltung aller Geschäftsanwendungen bei dem Pharmakonzern. Die Schwierigkeit bei der technischen Umsetzung lag vor allem in der Frage, welche Informationen wichtig sind und deshalb im System erfasst werden sollten. Diese Fragestellung beantwortete Altana Pharma gemeinsam mit den Beratern der Arcondis aus Basel – der Schweizer IT–Management-Spezialist war als Generalunternehmer für die Konzeption des APMS zuständig. Ausgehend von einem standardisierten Katalog wurde die Auswahl der Informationen angegangen.
Alle Compliance-relevanten Applikationen im Überblick
Von besonderer Bedeutung war dabei die Erfassung der Compliance-relevanten Applikationen, die rechtliche und regulative Auflagen erfüllen müssen. Die Food and Drug Administration (FDA) legt Pharma-Unternehmen in den USA Regeln auf, die eine hohe Qualität der Produkte sicherstellen sollen. Anforderungen, die sich auf die Unternehmens-IT auswirken und unter dem Schlagwort GxP-Compliance (für Good Laboratory/Clinical/Manufacturing Practices) zusammengefasst sind. Darüber hinaus macht der Sarbanes-Oxley Act (SOX) Vorgaben für das Finanzwesen eines Unternehmens, die ebenfalls von der IT umzusetzen sind. Deshalb hat Altana Pharma die Attribute „GxP-Relevanz“ und „SOX-Relevanz“ in das APMS integriert. Dabei ist der Status der Validierung – also der Überprüfung, ob eine neu implementierte Anwendung den Anforderungen genügt – hinterlegt.
Grafische Visualisierung der Schnittstellen
In einem Fenster können sich die Anwender die Informationen zu den einzelnen Applikationen anzeigen lassen – geordnet nach den Kategorien „Allgemeine Informationen“, „Organisatorische Informationen“, Technische Informationen“, Qualitätsaspekte“, „Evaluierungsaspekte“ und „Entscheidungshilfe“. Damit sich der Anwender eine Übersicht über die Zusammenhänge der Applikationen verschaffen kann, ist eine grafische Visualisierung in das APMS integriert. Sie zeigt – ausgehend von der ausgewählten Anwendung – auf einen Blick die Schnittstellen zu anderen Applikationen beziehungsweise IT-Systemen.
Change Management Prozess
Über 300 Applikationen sind heute im APMS von Altana Pharma erfasst. Betrieben wird das System in der Zentrale in Konstanz. Auf der Basis der Analysen, die die Mitarbeiter des „CIO-Office“ damit erstellen, trifft der CIO seine Investitionsentscheidungen.
Wie jede datenbankgestützte Lösung ist auch das APMS nur so gut, wie es gepflegt ist. Sobald die Daten veraltet sind, ist es praktisch wertlos. Deshalb wurde bei der Konzeption des APMS die Pflege der Datenbank in den so genannten „Change Management Prozess“ von Altana Pharma integriert. Er legt unter anderem fest, wie sich die Mitarbeiter bei der Änderung von Systemen verhalten sollen. Für das APMS bedeutet das: Gibt es irgendeine Änderung an einer Geschäftsanwendung, ist diese sofort im System zu erfassen.